Zeitmanagement – Methoden und Tipps

Zeitmanagement – ein Begriff, über den man häufig stolpert, wenn es um die Bewältigung von Stress und die Optimierung von Arbeitsprozessen geht. Zeit ist kostbar. Kaum jemand hat zu viel Zeit. Sei es im Arbeitsalltag oder im Privatleben. Eine immer enger getaktete Arbeitswelt macht es fast unmöglich, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und wirklich wichtige Aufgaben termingerecht zu erledigen.

Mithilfe von speziellen Zeitmanagement-Tipps kann die zur Verfügung stehende Zeit allerdings effektiv genutzt werden. Die Konzentration auf das Wichtige wird so erleichtert. Die strukturierte Planung des Arbeitsalltages mithilfe von Zeitmanagement-Methoden sorgt für eine deutlich höhere Zufriedenheit mit der eigenen Arbeitsleistung.

Gutes Zeitmanagement kann sogar eine aus den Fugen geratene Work-Life-Balance wieder ins Lot bringen. Zeitmanagement-Tipps, eine Definition, was das überhaupt ist sowie hilfreiche Methoden zur optimalen Zeiteinteilung, liefert dieser Beitrag.

Definition Zeitmanagement

Zeitmanagement ist ein Teil des Selbstmanagements. Eine durchdachte und konsequente Zeitplanung kann dazu beitragen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient zur Erledigung aller anstehenden Aufgaben einzusetzen. Diese Aufgaben (to Dos) können sowohl beruflicher als auch privater Art sein. Zeitmanagement beinhaltet im Wesentlichen die Priorisierung bestimmter Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und eine realistische Analyse des für die Erledigung erforderlichen Zeitaufwandes.

Wer Zeitmanagement beherrscht, profitiert von diesen Kompetenzen in allen Lebensbereichen. Vorteile sind dabei etwa eine ausgewogene Work-Life-Balance, eine gesteigerte Produktivität und die Fähigkeit, den Überblick auch in stressigen Situationen beizubehalten.

Methoden für gutes Zeitmanagement – Überblick

In den vergangenen Jahrzehnten wurden zahlreiche Methoden für ein gutes Zeitmanagement entwickelt. Nicht jede dieser Methoden konnte sich jedoch durchsetzen. Die vier wahrscheinlich bekanntesten und effektivsten Vorgehensweisen für das persönliche Zeitmanagement dabei sind diese hier:

Die Arbeitsweise optimieren mithilfe der Eisenhower-Methode

Die Eisenhower Methode, auch Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Matrix genannt, ist eine seit vielen Jahrzehnten bewährte Zeitmanagement-Methode. Erfunden wurde sie von Dwight D. Eisenhower, einem hochdekorierten 4-Sterne General der US-Armee und späteren Präsidenten der Vereinigten Staaten.

Ziel der Eisenhower-Methode

Die wichtigste Intention hinter der Entwicklung der Eisenhower Methode war, eine Möglichkeit zu schaffen, mit der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden können. Eine andere Bezeichnung für die Eisenhower Methode ist daher auch “urgent-important matrix”.

Wie ist die Eisenhower Matrix aufgebaut?

Der Aufbau der Eisenhower-Matrix ist sehr simpel. Sie besteht aus nur vier Quadranten. In jeden Quadranten trägt man ein, welche Aufgaben zu erledigen sind. So erhält man dadurch nicht nur einen Überblick über die Aufgabenliste, sondern priorisiert sie gleichzeitig. Das geht so:

• 1. Quadrant – links oben: enthält wichtige und dringende Aufgaben
• 2. Quadrant – rechts oben: enthält wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
• 3. Quadrant – links unten: enthält dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
• 4. Quadrant – rechts unten: enthält nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben

Das heißt, um die Eisenhower-Matrix korrekt anzuwenden, ist ein Verständnis für den Unterschied zwischen dringend und wichtig erforderlich.

Was ist der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?

Als dringende Aufgaben werden sogenannte zeitkritische Aufgaben bezeichnet. Sie erfordern eine sofortige Aufmerksamkeit und Bearbeitung. Nicht selten wird die Erledigung wichtiger Aufgaben so lange hinausgeschoben, bis sie schließlich dringend sind. Zum Selbstmanagement gehört es daher auch, wichtige to-Dos nicht zu dringenden Aufgaben werden zu lassen. Denn dann entsteht Stress.

Wichtige Aufgaben sind in aller Regel für die Entwicklung des Unternehmens oder der eigenen Persönlichkeit von Bedeutung. Die Abarbeitung wichtiger Aufgaben führt in der Regel nicht zu einem sofort sichtbaren Ergebnis. Sie werden daher gerne für dringliche Aufgaben vernachlässigt und die Erledigung verschoben.

Anwendung

Jeder einzelne der vier Quadranten in der Eisenhower-Matrix entspricht einer Prioritätsstufe. Mit der Zeit bekommt man ein Gefühl dafür, was man bei der Zuordnung in einzelnen Quadranten anpassen muss. Durch die Einordnung in einen bestimmten Quadranten legt man fest, ob eine Aufgabe wichtig, dringend oder eine Kombination aus dringend und wichtig ist. Diese Zuordnung erleichtert die persönliche Entscheidung, wie die jeweiligen Aufgaben zu behandeln sind und vor allem wann.

• Quadrant 1: alle Aufgaben, die sofort zu erledigen sind

Aufgaben im 1. Quadranten müssen mit höchster Priorität und zeitnah erledigt werden. Sie dulden keinen Aufschub. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung eines Angebotes für einen potenziellen neuen Key-Account-Kunden.

• Quadrant 2: Entscheiden, wie zeitig etwas erledigt werden muss

Die Deadline für die Erledigung dieser Aufgaben liegt noch ein gutes Stück in der Zukunft. Eine zeitnahe Erledigung ist nicht erforderlich, die Aufgaben müssen jedoch eine spätere Bearbeitung vorgemerkt werden. Beispiele für diese Aufgaben sind die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder die regelmäßig einzureichende Umsatzsteuervoranmeldung.

• Quadrant 3: Aufgaben ablehnen und delegieren

Im 3. Quadranten sind Aufgaben, bei denen manchmal ein höfliches “nein” hilft, den Arbeitstag für wichtige Aufgaben freizuhalten. Damit diese Anfragen nicht jedes Mal abgelehnt werden müssen, sollte ein gewisser Zeitpuffer eingerichtet werden. In diesem Quadranten steht auch alles, was man an andere abgeben kann.

• Quadrant 4: Aufgaben, die verschoben oder eliminiert werden können

Im 4. Quadranten finden sich alle Aufgaben, die sich mit aller Wahrscheinlichkeit irgendwann einmal von selbst erledigen. Diese Aufgaben können und sollten sofort eliminiert oder aufgeschoben und in einer separaten Ablage gesammelt werden.

Das Eisenhower Prinzip im Alltag

Wie kann man jetzt das Eisenhower-Prinzip auf die eigenen To-do-Listen im Alltag anwenden? Angenommen es stehen die folgenden Aufgaben an:

• Rasenmähen
• Dachboden aufräumen
• Hecke schneiden
• Gartenhaus streichen

Das Mähen des Rasens ist wichtig, aber nicht sehr dringlich. Es kann gegebenenfalls um ein, zwei Tage oder auch eine Woche verschoben werden. Das Aufräumen des Dachbodens ist nicht sehr wichtig und nicht sehr dringlich. Diese Aufgabe ist perfekt für den Winter. Das Schneiden der Hecke ist wichtig und dringlich, weil es bis einem bestimmten, nur zwei Tage in der Zukunft liegenden Termin erledigt sein muss. Das Streichen des Gartenhauses sollte vor Wintereinbruch erledigt werden. Diese Aufgabe ist daher wichtig und zumindest in geringem Maße dringlich.

Zeitmanagement-Methode Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik geht davon aus, dass produktive Menschen regelmäßig Pausen einlegen sollten, um neue Kraft zu schöpfen. Dieses Zeitmanagement Methode ist in den 1980er Jahren entwickelt worden. Sie gilt als sie einfacher Weg zum Erfolg und hilft, die Produktivität und Ausgeglichenheit zu steigern.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Der Erfinder der Pomodoro-Technik, Francesco Cirillo, ein italienischer Unternehmer, hatte festgestellt, dass er mit regelmäßigen Pausen produktiver arbeiten kann. So hat er begonnen, seinen Arbeitstag in Blöcke mit 25 Minuten effektiver und konzentrierte Arbeit gefolgt von 5 Minuten Pause einzuteilen.

Diese wechselnden Intervalle hat der Erfinder selbst als Pomidori bezeichnet. Nach vier dieser Einheiten sollte eine längere Pause von etwa 20 bis 30 Minuten eingelegt werden. Danach beginnt der Rhythmus von vorne. Damit dieses System jedoch funktioniert, bedarf es – bevor damit begonnen wird – einer Priorisierung der Aufgaben.

Beispiel

Ein Beispiel, wie man die eigene Aufgabenliste durch die Zeitmanagement-Methode der Pomodoro-Technik bewältigen kann, sieht so aus:

• E-Mails bearbeiten – 1. Intervall, 25 Minuten
• Pause 5 Minuten
• Warenlager kontrollieren – 2. Intervall, 25 Minuten
• 5 Minuten Pause
• Videos für Bewerbung scheiden (Rohschnitt) – 3. Intervall, 25 Minuten
• erneut 5 Minuten Pause
• Artikel zur Inspiration lesen – 4. Intervall, 25 Minuten
• 20 – 30 Minuten Pause

Eine Schwäche dieser Methode ist, dass große Aufgaben auf mehrere Zeiteinheiten aufgeteilt werden müssen. Allerdings kann man in den Pausen neue Energie schöpfen. Es kommt deshalb auf einen selbst an und auch auf die zu erledigenden Dinge, ob dieser Zeitmanagement-Tipp klappt.

Ergebnisse erzielen durch die Alpen-Methode

Mithilfe der Alpen-Methode, die zu den Zeitmanagement-Maßnahmen gehört, können schnell effiziente Tagespläne erstellt werden. Mit Alpen ist nicht das Gebirge im Süden Deutschlands gemeint. Es handelt sich vielmehr um eine Abkürzung. Die einzelnen Buchstaben stehen für:

• A: Aufgaben & Termine sammeln und aufschreiben.
• L: Länge der für die Arbeit benötigten Zeit abschätzen.
• P: Pufferzeiten einplanen: ca. 60 % Bearbeitungszeit und 40 % Pufferzeit
• E: Entscheidungen treffen: Welche Aufgaben sind wichtig, welche weniger?
• N: Nachkontrolle: Am Ende des Tages Bilanz ziehen. Was wurde erreicht, was nicht?

Die Alpen-Methode hat gegenüber anderen Zeitmanagementmethoden einen Vorteil: Sie berücksichtigt, dass man etwas nicht im vorgegebenen Zeitrahmen schafft. Zu diesem Zweck werden Pufferzeiten bei dieser Methode von vornherein eingeplant. Weiters sind für die Ausarbeitung eines Tagesplanes bei der Alpen-Methode nur wenige Minuten erforderlich.

Weitere Zeitmanagement-Methoden

Die bisher beschriebenen Methoden des Zeitmanagements werden häufig eingesetzt. Sie sind effektiv und können einfach genutzt werden. Es gibt jedoch noch weitere Methoden, die für den ein oder anderen vielleicht besser geeignet sind. Hierzu zählen:

Das Pareto-Prinzip – die 80-20-Regel

Das Pareto Prinzip besagt, dass mit einem Aufwand von nur 20 Prozent 80 Prozent des Endergebnisses erreicht werden können. Das Pareto-Prinzip findet sich auch in vielen Lebensbereichen: So werden beispielsweise 20 Prozent der Webseiten im Internet von 80 Prozent der Internetuser besucht. Auch im Straßenverkehr ist es so, dass nur 20 Prozent der Straßen 80 Prozent der Verkehrslast tragen.

Für das Zeitmanagement bedeutet das Pareto Prinzip, dass die wichtigen 20 Prozent der anstehenden Aufgaben von den unwichtigen 80 Prozent getrennt werden sollten. Die Trennung kann nie exakt sein. Aber grundsätzlich sollte sie eingehalten und beachtet werden.

ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse teilt man die anstehenden Aufgaben in drei Kategorien auf: die A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben. Wirklich wichtig sind dabei die A-Aufgaben. Für diesen Aufgabentyp sollte die meiste Zeit reserviert werden.

Die weniger wichtigen Aufgaben fallen in die Kategorien B und C. Das Gute an diesem Zeitmanagement-Tipp ist, dass die Einteilung beliebig erweitert werden kann, also beispielsweise bis E. Allerdings muss man dann darauf achten, immer noch alles im Blick zu behalten und nicht in die Prokrastination abzurutschen.

Die Anwendung für den Feierabend sieht dann zum Beispiel so aus:

• A: Lebensmittel besorgen (Liste schreiben)
• B: Geld in Rahmen machen und Karte schreiben (Hochzeitsgeschenk morgen)
• C: Freund/in anrufen wegen einer Sache
• D: Spaziergang/Bewegung in der Natur

10-10-10-Methode

Die 10-10-10-Methode wurde erdacht, um schnellere Entscheidungen zu ermöglichen. Diese Art und Weise hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren. Bei der 10-10-10 Methode wird beurteilt, welche Tragweite eine Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten oder 10 Jahren hat. Hat eine Entscheidung möglicherweise mehrere Konsequenzen in einem großen Zeitraum, dann ist diese Aufgabe wichtig und sollte priorisiert werden.

Priorisieren lernen – Zeitmanagement

Aufgaben zu priorisieren, kann man lernen und üben. Die Priorisierung von Aufgaben, die am Tag oder in der Woche oder in einem Monat erledigt werden müssen, beginnt mit einer To-Do-Liste. Diese Liste stellt alle Aufgaben übersichtlich dar, wobei man die wichtigsten Aufgaben bereits optisch hervorheben kann. Für die Einordnung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kann man beispielsweise die Eisenhower-Matrix oder eine andere Methode des Zeitmanagements verwenden.

Miteinander konkurrierende Prioritäten sollten vermieden werden. Nicht zuletzt muss weiters der Zeitaufwand berücksichtigt werden, der für die Bearbeitung und Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist.

Bei der Priorisierung von Aufgaben sollte auch immer die 60 – 40 Regel im Hinterkopf behalten werden. Die 60 – 40 Regel besagt, dass nur 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit für die Erledigung von Aufgaben eingeplant werden sollten. 40 Prozent sollten nicht verplant, sondern für nicht planbare und außergewöhnliche Aktivitäten reserviert werden.

Ein wichtiger letzter Schritt ist die regelmäßige und kritische Überprüfung und natürlich auch Fortschreibung der so erstellten Prioritätenliste. Nicht zu unterschätzen ist auch die Reflexion darüber, wie gut man sich eingeschätzt hat: Braucht man länger oder kürzer für eine Erledigung als vermutet? Was war die Ursache?

Zeitmanagement – warum das alles?

Die Vorteile eines guten Zeitmanagements erschließen sich nicht immer auf den ersten Blick. Auch ohne Zeitmanagement werden Aufgaben termingerecht erfüllt. Die Frage ist, zu welchem Preis? Stress, Frust, Überforderung und Unzufriedenheit sind oft Begleiter im Alltag, wenn die Bearbeitung anstehender Aufgaben nicht geplant und organisiert erfolgt.

Mit einem guten Zeitmanagement ist die Leistungsfähigkeit ebenso wie die Produktivität in aller Regel deutlich höher. Es gibt weniger Frust und mehr Erfolgserlebnisse. Wer sich die Methoden des Zeitmanagements zu eigen macht, wird unter anderem von den folgenden Vorteilen profitieren:

• keine wichtige Aufgabe wird vergessen (ahead of things sein)
• Überblick behalten
• genug Zeit für wichtige Aufgaben
• Raum für Kreativität
• persönliche und berufliche Ziele mit weniger Stress erreichen
• mehr Freizeit und Zufriedenheit
• bessere Selbsteinschätzung

Zeitmanagement – Stolperfallen und Zeitfresser

Zeitmanagement ist mehr als nur das Führen einer To-Do-Liste, die man dann auch abarbeitet. Denn Zeitmanagement ist die Anwendung einer Reihe von Prinzipien, Gewohnheiten und Fähigkeiten, die dazu beitragen, produktiv zu arbeiten. Es heißt, Zeitmanagement sei die Kunst, der richtigen Aktivität die richtige Zeit zu widmen. Damit dies gelingt, sollten Stolperfallen und Zeitfresser erkannt und aus dem Weg geräumt werden. Beispiele, was das sein kann, sind nachfolgend erklärt.

Zu viele Aufgaben in der To-Do-Liste

Viele überschätzen ihre Leistungsfähigkeit erheblich. Es werden zu viele Aufgaben in die To-Do-Liste gepackt, von denen am Ende nicht einmal die Hälfte bearbeitet wurde. Auch kann es am Anfang passieren, dass man sehr motiviert beginnt und daher die Liste viel zu voll ausfällt. Deshalb: Immer Puffer einplanen und lieber zu wenige als zu viele To-Dos aufschreiben, um Frustration zu vermeiden.

Mangelnde Prioritäten

Wer Aufgaben nicht entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert, stellt womöglich am Ende des Tages fest dass sie/er bei Weitem nicht alles geschafft hat. Wer keine Prioritäten setzt, der verschwendet möglicherweise Zeit, die für wichtige Aufgaben benötigt wird.

Zwar machen manche Aufgaben nicht so viel Spaß wie andere oder man scheut sich geradezu davor. Doch auch dafür gibt es einen Tipp: Das sogenannte “eat-the-frog-Prinzip” besagt, das zuerst zu erledigen, das man am wenigsten machen möchte/am meisten Zeit benötigt. Das kann etwa ein komplizierter Anruf sein oder auch die aufwendige Projektplanung in Kooperation mit dem Team. Ist das geschafft, kann man stolz auf sich sein und sich auf den Rest des Tages freuen sowie viel entspannter andere Erledigungen angehen.

Prokrastination

Prokrastination bedeutet, unliebsamen Aufgaben aus dem Weg zu gehen und sie aufzuschieben. Frei nach dem Motto “Was du heute kannst besorgen, das verschiebe ruhig auf morgen”. Jedes Verschieben einer Aufgabe auf den nächsten oder übernächsten Tag bedingt wiederum eine Verschiebung der Aufgaben, die zu dieser Zeit erledigt werden sollen. Prokrastination führt zu Stress und man sollte sich daher fragen, warum man etwas vor sich herschiebt.

Die Angst, zu versagen

Wenn die Angst bei einer Aufgabe zu versagen immer größer wird, dann wird diese Aufgabe gerne verschoben. Dadurch entstehen wieder neue Probleme, welche die Angst wiederum verstärken. Es kann vorkommen, dass dringenden Aufgaben, die erledigt sein sollten, an denen man allerdings nicht arbeitet, einen nach unten ziehen. Hier bietet es sich an mit jemandem darüber zu sprechen und die Ursache der Angst aktiv anzugehen. Manchmal kann auch ein/e Psychotherapeut/in professionell weiterhelfen, wenn es sich etwa um eine Angststörung handelt.

Keine oder mangelnde Organisation

Je besser das Arbeitsumfeld und der eigene Arbeitsbereich organisiert sind, umso fokussierter das Erledigen von Aufgaben. Eine konsequente Organisation ermöglicht eine deutlich gesteigerte Fokussierung auf die Aufgaben. Umso mehr bekommt man geschafft.

Fehlende strategische Ausrichtung

Wenn es in der To-Do-Liste eine Aufgabe gibt, die von jemand anderem besser und schneller erledigt werden kann, dann sollte diese Aufgabe delegiert werden. Wenn es Aufgaben ohne eine Priorität gibt, dann sollten diese Aufgaben eliminiert werden. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, kann man von der To-Do-Liste streichen.

Die Angst, “nein” zu sagen

Ab und zu ist es wichtig, »nein« zu sagen. Wer zu allem und jedem »ja« sagt, erleichtert zwar anderen das Leben, erschwert sich sein/ihr eigenes jedoch umso mehr. Das kann nicht nur zu Stress und Frustration führen, sondern teils auch zu einem Burnout. Das gilt vor allem dann, wenn der (eigene) Druck enorm hoch ist.

Bevor man eine Bitte annimmt, sollte man sich demzufolge überlegen, wie viel Zeit man für die herangetragene Aufgabe benötigen würde. Dann muss man abgleichen, ob man aktuell einerseits für diese Bearbeitung so viel Zeit zur Verfügung hat. Aber man muss andererseits auch abwägen, ob man sich wirklich mit diesem to-Do befassen möchte. Dabei kommt es allerdings darauf an, von wem die neue Aufgabe kommt.

“Nein”-sagen ist zwar nicht immer leicht, hilft aber die eigenen Grenzen zu achten und sich selbst nicht aus den Augen zu verlieren.

Zu viele Unterbrechungen während der Arbeit

Unterbrechungen sind der größte Feind eines guten Zeitmanagements. Unterbrechungen bedeuten Ablenkung. Telefonanrufe, E-Mail, außerplanmäßige Besucher und Ablenkungen durch im Grunde irrelevante Probleme führen dazu, dass die gestellten Aufgaben nicht erledigt werden können.

Wenn beispielsweise die Kollegen/-innen im Büro über das Wochenende sprechen oder ein Problem erörtert wird, das erneut nicht zur Lösung findet, kann man beispielsweise Kopfhörer aufsetzen und weiterarbeiten. Auch hier kommt es stark auf die Situation an.

Zeitfresser erkennen und ausräumen

Viele kleine und große Zeitfresser sind ebenso ein nicht zu unterschätzendes Problem, wenn jemand ein gutes Zeitmanagement erreichen möchte. Zu den typischen Zeitfressern gehören:

• Besprechungen
• Telefonanrufe
• Social Media
• Verspätungen
• Smalltalk mit Kollegen/-innen

Diese Zeitfresser können dafür sorgen, dass der sorgsam aufgestellte Zeitplan aus dem Ruder läuft. Sie sollten daher, wenn immer möglich, ausgeräumt werden. Hierfür ist oft ein hohes Maß an Selbstdisziplin erforderlich.

Fazit – 10 Tipps für das ideale Zeitmanagement

Was ist die Zusammenfassung des Ganzen? Wie gelingt Zeitmanagement nun? Nachfolgend sind die wichtigsten zehn Tipps zusammengefasst, damit es mit dem Zeitmanagement im Alltag auch klappen kann:

1. Grenzen und realistische Ziele setzen

Bei Zeitdruck wachsen Aufgaben schnell über den Kopf. Hier können konkrete zeitliche Limits dabei helfen, die To-Dos termingerecht zu erledigen. Beispielsweise 15 Minuten am Morgen für die Bearbeitung der eingegangenen E-Mails.

2. Kein Perfektionismus

Manchmal stehen sich Perfektionisten bei der Erledigung von Aufgaben selbst im Weg. Wer eigene Ansprüche an die Perfektion herunterschraubt, kann mehr Ziele in kürzerer Zeit erreichen. Gerade die Fokussierung auf Details frisst viel der zur Verfügung stehenden Zeit.

3. Sich selbst belohnen

Belohnung ist ein wichtiges Element der Motivation. Sobald eines der zahlreichen To-Dos erledigt wurde, sollte man sich selbst entsprechend der Wichtigkeit oder Dringlichkeit der Aufgabe belohnen. Beispielsweise mit einer Serie, einem leckeren Cappuccino oder sonst irgendetwas, das normalerweise im Alltag nicht vorkommt oder man besonders gerne mag.

4. “Nein” sagen lernen

Wer “nein” sagt, vermeidet Überarbeitung und zusätzlichen Stress. Jemandem mal unter die Arme zu greifen, ist in Ordnung. Allerdings sollte man darauf achten, dass die eigene Gutmütigkeit nicht ausgenutzt wird.

5. Phasen höchster Konzentration identifizieren und nutzen

Jeder hat Phasen im Tagesverlauf, in denen sie/er besonders aktiv und kreativ ist. Jede/r sollte seine Konzentrationsphasen identifizieren und gezielt in den Tagesablauf einbauen. Oft sind es mehrere Phasen mit bestmöglicher Konzentrationsfähigkeit über den Tag verteilt. Diese Zeiten kann man dann ideal für knifflige Aufgaben nutzen.

6. Kein Social-Media während der Arbeitszeit

Social-Media-Kanäle wie TikTok, Twitter oder Instagram zählen heute zu den größten Zeitfressern. Wer keine Social-Media-Kanäle pflegen oder für seine Arbeit nutzen muss, der sollte sich während der Arbeitszeit davon fernhalten. Alle Aktivitäten in diesem Bereich, die nicht unbedingt für die Arbeit erforderlich sind, sollten abgestellt und auf die Zeit nach Feierabend verschoben werden. Wer im Privaten den Social-Media-Konsum reduzieren möchte, kann dazu Zeitlimits für einzelne Apps definieren.

7. Feste Zeiten für E-Mails

Für Aufgaben, die immer wieder zum Arbeitsalltag gehören, wie das Checken der E-Mails oder das Überarbeiten des Auftragsplans, lohnen sich feste Zeiten. Beispielsweise morgens bei Arbeitsbeginn, unmittelbar vor der Mittagspause oder vor Feierabend. Wenn für E-Mails und andere, sich wiederholende Aufgaben feste Zeiten eingeplant werden, ist es einfacher, andere Tätigkeiten konzentriert zu erledigen.

8. Feste Pausenzeiten einplanen

Viele machen ihre Pausen, wenn es gerade passt. Beim idealen Zeitmanagement werden Pausen fest eingeplant. Pausen sind erforderlich, um die geistige und körperliche Leistungsfähigkeit zu erhalten. Auch, wenn die Arbeit stressig ist. Zu Beginn erfordert aber auch Berücksichtigung von Pausenzeiten ein gewisses Maß an Disziplin.

9. Selbsttäuschung vermeiden

Nichts ist einfacher als eine unangenehme Aufgabe aufzuschieben und auf diesem Wege die Bearbeitung und Erledigung zu vermeiden. Und um sich besser zu fühlen, wird das Aufschieben manchmal als Planung bezeichnet. Wer seine Aufgaben immer aufschiebt, weil sie unangenehm sind, hat irgendwann einen riesigen Berg unangenehmer Aufgaben vor sich. Stattdessen sollte man sich fragen: Warum ist diese Aufgabe unangenehm? Kann ich daran etwas ändern?

10. Arbeitsplatz aufräumen

Ein nicht aufgeräumter Schreibtisch ist kontraproduktiv. Ein voller Schreibtisch lockt meistens mit vielen Ablenkungen und macht innerlich unruhig. Deshalb kann man es sich zur Routine machen, etwa zehn Minuten vor Feierabend den Arbeitsplatz aufzuräumen. Ordnung auf dem Schreibtisch erleichtert die Konzentration.

Alltagstaugliches Zeitmanagement – schrittweise Optimierung

In der Theorie klingen alle Zeitmanagement-Methoden erfolgversprechend. Die meisten sind es auch, aber aller Anfang ist schwer. Deshalb lohnt es sich in kleinen Schritten neue Gewohnheiten in den Alltag zu integrieren. So kann es helfen, erst einmal eine Woche lang die produktivsten Phasen herauszufinden. In der Folgewoche legt man dann zum Beispiel in einen solchen Block eine schwere Aufgabe. Anpassungen der neuen Gewohnheiten sind dabei keine Rückschläge, sondern sinnvolle Korrekturen auf dem Weg zum erfolgreichen Zeitmanagement.

Diese schrittweise Optimierung der eigenen Produktivität und damit des Zeitmanagements betrifft auch die Beseitigung von Zeitfressern. Deshalb mit dem größten Problem beginnen und es nach und nach aus dem Weg räumen.

Am Anfang lohnt es sich, viel auszuprobieren. Denn dann weiß man, welche Zeitmanagement-Tipps für die eigene Person am besten funktionieren. Manchmal ist auch eine Kombination der Zeitmanagement-Methoden hilfreich, z.B. Paleo-Methode für E-Mails und kurze Aufgaben, ABC-Methode zur Priorisierung der Tages-To-Dos.

Stellenangebote finden

Wer noch auf der Suche nach einem passenden Stellenangebot im medizinischen Bereich ist, findet hier auf Medi-Karriere eine große Auswahl, wie Stationsleitung-Jobs, Ordinationsassistent-Stellen und Stellenangebote in der Verwaltung.